שלחתם הודעה לקבוצה של 80 חברים. בערב רק מעטים פתחו אותה, ואחרי יומיים חלק גדול מהקהילה עדיין לא ראה אותה. מוכר? לתקשורת עם הקהילה יש כללים פשוטים: מתי לשלוח, באיזה ערוץ, באיזה אורך ועם איזו בקשה ברורה. במדריך הזה נעבור עליהם.
3 ערוצי תקשורת: מתי להשתמש בכל אחד
הטעות הנפוצה: שולחים הכל דרך אותו ערוץ. אבל לכל ערוץ יש מטרה שונה, ולכל קהל יש העדפה אחרת.
SMS: לדברים דחופים
הודעת SMS נקראת בדרך כלל מהר, ורוב האנשים רואים אותה בתוך שעות ספורות. זה הערוץ הטוב ביותר לדחיפויות: שינוי בזמן תפילה, אירוע חירום, אזכרה דחופה. אבל SMS עולה כסף: התמחור הוא לפי מקטע, ובעברית מקטע הוא כ-70 תווים, כך שהודעה ארוכה נספרת ככמה מקטעים. לכן כדאי לחסוך: לא יותר מ-2–3 הודעות SMS בשבוע, וכתובות קצר.
וואטסאפ: לשיחה ולתוכן שוטף
וואטסאפ הוא הערוץ הקבוע של הקהילה. כמעט כולם נמצאים שם, ושם אפשר גם לקבל תגובות. וואטסאפ מתאים לתוכן יומיומי: פרשת השבוע, פעילויות, הזמנות לסעודה, תמונות מאירועים. החיסרון: לא כל מי שאתם שולחים אליו פותח את הקבוצה. רבים משתיקים אותה.
מייל: לתוכן ארוך ולתיעוד
מייל לא נקרא מהר, אבל הוא נשמר. השתמשו במייל לתוכן רשמי: סיכומי אסיפות, דוחות שנתיים, הזמנות פורמליות לאירועים גדולים, קבלות תרומה. מייל מתאים גם למי שלא משתמש בוואטסאפ.
5 כללי כתיבה להודעה שנקראת
הודעה ארוכה ומבולגנת, בלי בקשה ברורה, לא נקראת. הנה הכללים:
- שורת פתיחה בולטת: שורה ראשונה צריכה לסכם הכל. "שינוי: מנחה היום ב-19:30 במקום 19:00". לא "שלום לכל הקהילה היקרה".
- פרטים ברורים: מי, מה, מתי, איפה. אם חסר אחד מהם, חוזרים לטיוטה.
- בקשה אחת: בקשו דבר אחד בלבד. "אנא הודיעו אם אתם מגיעים". לא שלוש בקשות בהודעה אחת.
- קצר נקרא יותר: בהודעה ארוכה אנשים מפסיקים לקרוא באמצע. אם זה ארוך, חתכו לשתי הודעות נפרדות.
- בדקו לפני ששולחים: שגיאה בשעה, שגיאת כתיב או מספר טלפון שגוי פוגעים באמינות לזמן רב.
SMS ומייל, ממסך אחד.
בביתא שולחים SMS ומייל מאותו מסך, לכל הקהילה או לקבוצה מתוכה.
לפרטים על שליחת הודעות התחילו 30 יום חינםתזמון: מתי הקהילה מקבלת ההודעה
זמן השליחה משפיע על אחוז הפתיחה כמעט באותה מידה כמו התוכן עצמו. השעות הטובות בישראל:
- בוקר (8:00-9:30): הזמן הכי טוב להודעות חשובות. אנשים בדרך לעבודה, פותחים את הטלפון.
- צהריים (12:30-13:30): הפסקת צהריים, פתיחת הודעות גבוהה.
- אחר הצהריים (16:00-17:00): לקראת סוף יום העבודה, אנשים פנויים לקרוא.
- ערב (20:00-21:30): אנשים בבית. אחרי 21:30 הסיכוי שיקראו יורד.
וכמה כללים:
- לא לפני 8:00 בבוקר: מעצבן ולא מנומס.
- לא אחרי 21:30: מפריע למשפחות עם ילדים.
- לא בשבת: תזמנו את ההודעה מראש לצאת במוצאי שבת או בראשון.
- תזכורת לאירוע: לא שלושה ימים ולא יומיים לפני, אלא בערב שלפני.
הודעות שנשלחות ביום חמישי בערב פחות אפקטיביות: אנשים מתכוננים לשבת, מתכננים אירוח, ושוכחים. שלחו עד יום רביעי בערב, או בשישי לפנות בוקר.
פילוח קהל: לא כולם רוצים הכל
הטעות הקבועה: לשלוח כל הודעה לכל הקבוצה. הקהילה מתחלקת לכמה פלחים, וכל פלח מקבל הודעות שונות:
- חברים פעילים: מקבלים הכל. תפילות, אירועים, הצעות שיעור, פעילויות.
- חברים רחוקים: מקבלים רק חגים, אזכרות חשובות ואירועים מרכזיים.
- תורמים: מקבלים קמפיינים נפרדים, עדכוני התקדמות ביעדי גיוס, ולפעמים עדכונים מיוחדים.
- צעירים (גיל 18-35): מקבלים את האירועים שהוקצו להם, את השיעורים שלהם, ולא את הכל.
- מבוגרים (65+): מקבלים בעיקר ב-SMS ובטלפון, כי הם פחות נמצאים בוואטסאפ.
פילוח טוב מעלה את אחוז הקריאה: מי שמקבל רק הודעות שרלוונטיות לו, קורא אותן.
מה כדאי למדוד
בלי מדידה קשה לדעת מה עובד. עקבו לפחות אחרי שלושה נתונים בסיסיים:
- אחוז פתיחה: כמה אנשים פתחו את ההודעה. במייל קל למדוד את זה, וב-SMS ובוואטסאפ קשה יותר.
- לחיצות על קישור: אם ההודעה הפנתה לקישור, כמה לחצו עליו.
- תגובות: אם ביקשתם תגובה (כמו "אנא אשרו הגעה"), כמה ענו.
אם המספרים נמוכים, זה סימן שצריך לשנות תזמון, ניסוח או ערוץ. באפליקציית הקהילה חברי הקהילה רואים את ההודעות והאירועים במקום אחד, בלי תלות בוואטסאפ. הודעות יעילות הן חלק ממעורבות קהילתית כללית.
תקשורת טובה היא לא ערוץ אחד אלא שיטה: ערוצים נכונים, תזמון נכון, ניסוח קצר וברור, פילוח שמכבד את הקהל, ומדידה שמראה איפה אתם עומדים. גבאי שמשקיע שבוע בבניית השיטה, ועוד שעה בשבוע בתחזוקתה, חוסך לעצמו הרבה בלגן ומקבל קהילה מעורבת יותר.