האקסל של בית הכנסת יוצא לפנסיה
האקסל ניהל את הקהילה שנים, ועשה את העבודה. כך עושים את הייבוא הראשון בכ-20 דקות, ומשלימים את המעבר בקצב שלכם.
לא בטוחים שאקסל הוא הבעיה? קראו איפה אקסל נשבר, ותחליטו בעצמכם.
אותם חברים, רק מסודרים
הקובץ שאתם פותחים בכל יום שלישי, עם כפילויות, עמודות ריקות, וטור 'מצב' שאף אחד לא יודע מה הוא עושה.
members-2018-FINAL-v3-real.xlsx
כפילויות, מספרי טלפון חסרים ושורות 'לבדוק'. מוכר?
- אותו אדם בשתי שורות, בשני איותים
- טלפונים חסרים או חתוכים
- עמודות שאף אחד כבר לא זוכר למה הן שם
רשימת חברים אחת
רשימה אחת מסודרת, מקושרת לתרומות ולהנצחות, וכל מתפלל יכול לעדכן את הפרטים שלו דרך האפליקציה.
איפה אקסל נשבר
אחרי כמה שנים, כמעט כל קובץ אקסל של בית כנסת מגיע לאותו מקום. הנה למה.
| אקסל | ביתא | |
|---|---|---|
| שיתוף | "שלחתי לך גרסה חדשה", שוב ושוב | רשימה אחת מעודכנת, שכל בעלי התפקידים רואים |
| כפילויות וטעויות | מצטברות עם הזמן, ואין מי שיתפוס | רשומות כפולות מסומנות לפי מספר טלפון כבר בייבוא |
| תאריכים עבריים | טור טקסט שאי אפשר לחשב ממנו | יום הזיכרון מחושב לפי הלוח העברי בכל שנה |
| תזכורות | אקסל לא שולח כלום | תזכורות אוטומטיות במייל, ובמסלולים בתשלום גם במסרון: יום הזיכרון, אירועים, ימי הולדת |
| קבלות תרומה | תבנית Word, מודפסת וחתומה ביד | קבלה במייל לתורם (במסלולים בתשלום), שנשמרת במערכת |
| גיבוי | תלוי במחשב או בחשבון של מישהו | גיבוי יומי אוטומטי בענן |
| מהטלפון | אקסל בטלפון זה סיוט קטן | לוח הניהול עובד גם מהנייד, וייצוא לאקסל תמיד אפשרי |
| פרטיות | כל חבר ועד שמעביר את הקובץ בוואטסאפ מפיץ אותו הלאה | הרשאות לפי תפקיד, וכל אחד רואה רק את מה שהוא צריך |
| תרומות | כל תרומה מוקלדת ביד | תרומה באשראי או ב-Bit נרשמת לבד |
לפני הייבוא: 3 בדיקות מהירות
האקסל שלכם כנראה כבר מסודר למדי. כמה שינויים קלים, והוא יעלה בלי בעיות.
שורה אחת = מתפלל אחד
אם שורה אחת מכילה את כל המשפחה, פצלו אותה לבעל, לאישה ולילדים. בביתא כל אדם הוא רשומה נפרדת.
כותרות בעברית או באנגלית
שם פרטי, שם משפחה, טלפון, תאריך לידה. ביתא מציעה התאמה גם לכותרות באנגלית, כמו Name או Tel.
תאריכים בפורמט אחיד
למשל 15/03/1987 או 15.03.1987. בקובץ אזכרות אפשר לכתוב גם תאריך עברי, כמו כ״ז אדר תשמ״ז.
4 שלבים מאקסל לביתא
בדרך כלל כ-20 דקות. אם משהו נתקע, פונים אלינו בוואטסאפ או בטלפון, א׳–ה׳ בשעות העבודה.
פתחו חשבון ועברו למסך הייבוא
נכנסים ללוח הניהול ופותחים את מסך ייבוא הנתונים.
שמירה כ-CSV והעלאה
באקסל בוחרים 'שמירה בשם' ושומרים כקובץ CSV. מ-Google Sheets מורידים את הגיליון כ-CSV. את הקובץ מעלים למסך הייבוא.
התאמת עמודות
ביתא מציעה לאיזה שדה שייכת כל עמודה, ואתם מאשרים או מתקנים.
תצוגה מקדימה ואישור
רואים את הרשומות לפני שהן נכנסות, כולל סימון של רשומות כפולות, ומאשרים.
צעדים נפוצים בשבוע הראשון
כשהקהילה כבר במערכת, אלה הצעדים הבאים.
הזמנת החברים לאפליקציה
שולחים לחברים את קוד הקהילה בוואטסאפ, במייל או במסרון (במסלולים בתשלום). האפליקציה עובדת בדפדפן של הטלפון, בלי התקנה.
מתפלל מתקן את עצמו
כל מתפלל שמתחבר רואה את הפרטים שלו ויכול לעדכן אותם, וכך פחות הקלדה נשארת לגבאי.
ניקוי כפילויות
ביתא מסמנת רשומות עם אותו מספר טלפון כבר בייבוא. ואם בכל זאת נכנסו כפילויות, יש מסך לאיחוד רשומות כפולות.
מתי אקסל דווקא מספיק?
לא כל בית כנסת צריך מערכת. אם זה התיאור שלכם, גיליון אקסל מסודר באמת יעשה את העבודה:
- קהילה קטנה מאוד, עד כ-30 מתפללים קבועים, שכולם מכירים את כולם.
- גבאי יחיד שמנהל הכל בעצמו, בלי צורך לשתף את הקובץ עם ועד או עם ממלא מקום.
- אין מסך בבית הכנסת ואין תרומות דיגיטליות, רק רשימת חברים ומספרי טלפון.
גם בקהילה גדולה, אקסל נשאר הכלי הנכון לתקציב הפנימי ולתכנון לטווח ארוך. מביתא אפשר לייצא נתונים לאקסל בכל רגע, וכשהקהילה תגדל, הקובץ שלכם לא הולך לאיבוד.
מדברים עם אדם, לא עם מוקד
ביתא נמצאת בשלב פיילוט עם הקהילות הראשונות, וכל בית כנסת שמצטרף מקבל ליווי אישי בהתקנה. אפשר לדבר ישירות עם גל, מייסד ביתא.
054-509-3496 · וואטסאפ או טלפון, א׳–ה׳ בשעות העבודה
מעבירים את האקסל לביתא, בקצב שלכם
30 יום חינם, בלי כרטיס אשראי. נלווה אתכם אישית בייבוא הראשון.
התחילו 30 יום חינם